ข่าวสาร - โซลูชันการสแกนและจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติ

สำหรับบางองค์กร ความเป็นจริงของการจัดการเอกสารฝ่ายบุคคลด้วยกระดาษนั้นมีอยู่จริง แต่เมื่อจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น กองเอกสารก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย การสแกนและตั้งชื่อไฟล์ด้วยมือแบบเดิมมักทำให้กระบวนการล่าช้าลง ด้วยการตั้งชื่อไฟล์ที่ไม่สอดคล้องกัน เอกสารสูญหาย และประสิทธิภาพโดยรวมลดลง

เพื่อตอบสนองต่อความต้องการนี้ โคนิก้า มินอลต้า บิสซิเนส โซลูชั่นส์ (จีน) จึงได้เปิดตัวโซลูชันการสแกนและจัดเก็บเอกสารอัตโนมัติ เป้าหมายของเรานั้นชัดเจน: ทำให้การสแกน การเปลี่ยนชื่อ และการจัดเก็บเอกสารรวดเร็ว ชาญฉลาด และแม่นยำยิ่งขึ้น โดยขจัดขั้นตอนการทำงานด้วยตนเองที่ยุ่งยากและข้อผิดพลาดต่างๆ

ระบบนี้ทำงานโดยใช้เครื่องสแกนมัลติฟังก์ชั่น Konica Minolta bizhub ร่วมกับโซลูชัน Smart Scanning Workflow ของผู้ผลิต แทนที่จะป้อนรายละเอียดทั้งหมด ผู้ใช้เพียงแค่ป้อนตัวเลขไม่กี่หลักแรกของรหัสพนักงานเท่านั้น ระบบจะอิงตามข้อมูลที่ป้อน จากนั้นจะอนุญาตให้ผู้ปฏิบัติงานเลือกประเภทเอกสารและเปลี่ยนชื่อ แปลง และบันทึกไฟล์ลงในโฟลเดอร์เป็นไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้โดยอัตโนมัติ

การแปลงเป็นดิจิทัลรวดเร็วยิ่งขึ้น ต้นทุนแรงงานลดลง และข้อผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสารน้อยลง แม้แต่การค้นหาข้อมูลก็ง่ายขึ้นมาก – ไฟล์ต่างๆ ถูกจัดรูปแบบเป็นมาตรฐานและสามารถเข้าถึงได้ในไม่กี่วินาที ไม่ว่าจะเป็นการรับพนักงานใหม่ การเลิกจ้าง หรือการตรวจสอบบันทึกประจำวันก็ตาม

โคนิก้า มินอลต้า กล่าวว่า โซลูชันนี้ไม่เพียงแต่เหมาะสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้ได้ในทุกแผนกที่มีเอกสารกระดาษจำนวนมาก และช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้คล่องตัวยิ่งขึ้นเพื่อการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

วันที่เผยแพร่: 9 กันยายน 2025

โคนิก้า มินอลต้า เปิดตัวโซลูชันการสแกนและจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ